1. Ynglŷn â’r polisi hwn
Mae’r polisi hwn yn esbonio sut rydyn ni’n trin data personol, pan fyddwch chi’n defnyddio’r wefan hon neu’n cysylltu â ni, a phan fyddwn ni’n darparu ein gwasanaethau. Rydyn ni’n trin data personol yn unol â GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018.
Os ydych chi’n gleient, byddwch chi hefyd yn cael yr hysbysiad hwn fel rhan o’n llythyr ymgysylltu.
2. Pwy ydyn ni
Cyfri Cyfrifwyr Cyfyngedig, yn masnachu fel PJE Accountants & Advisors. Wedi’i gofrestru yng Nghymru a Lloegr, rhif cwmni 04993371. Rhif cofrestru ICO Z200756X.
Swyddfeydd yn Aberaeron, Aberystwyth a Llanbedr Pont Steffan. Prif swyddfa: 23 College Street, Llanbedr Pont Steffan, SA48 7DY.
Ni yw’r rheolydd data ar gyfer y data personol rydyn ni’n ei brosesu. Am unrhyw gwestiwn diogelu data, cysylltwch â Llyr Gwyn Davies, Cyfarwyddwr a Swyddog Adrodd Gwyngalchu Arian (MLRO), drwy post@pje.co.uk neu ar 01570 422 451.
3. Datganiad gwrth-wyngalchu arian
Mae’r gyfraith yn gofyn i ni wirio pwy yw ein cleientiaid, ac mewn rhai achosion y bobl sy’n gysylltiedig â nhw, cyn i ni weithredu. Bydd unrhyw ddata personol a gawn ar gyfer y gwiriadau hyn yn cael ei brosesu dim ond er mwyn atal gwyngalchu arian, ariannu terfysgaeth neu ariannu amlhau arfau, oni bai bod cyfraith arall yn caniatáu i ni ei ddefnyddio neu eich bod wedi cytuno i ddefnydd gwahanol.
Fyddwn ni ddim yn ei ddefnyddio ar gyfer marchnata nac unrhyw ddiben arall.
4. Y data personol rydyn ni’n ei gasglu
- data adnabod, fel enw, dyddiad geni a rhif Yswiriant Gwladol
- manylion cyswllt, fel cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn
- gwybodaeth ariannol, fel incwm, manylion banc a gwybodaeth treth
- gwybodaeth fusnes, fel manylion cwmni a thrafodion
- data dilysu hunaniaeth, fel pasbortau, trwyddedau gyrru a phrawf cyfeiriad
- cofnodion o’n cyfathrebu â chi
- data technegol, fel cyfeiriad IP a manylion mewngofnodi ar gyfer ein pyrth cleientiaid
- drwy’r wefan hon: y manylion rydych chi’n eu rhoi yn ein ffurflenni neges a threfnu (fel eich enw, e-bost, rhif ffôn a’r hyn yr hoffech chi ei drafod), a data technegol sylfaenol y mae ein darparwr gwe-letya yn ei gofnodi i gadw’r wefan yn ddiogel, fel eich cyfeiriad IP
5. Gwybodaeth sensitif
Gall rhai o’n gwiriadau gynnwys gwybodaeth fwy sensitif. Gall sgrinio yn erbyn rhestrau sancsiynau, rhestrau unigolion sy’n wleidyddol agored a chyfryngau negyddol ddatgelu gwybodaeth am rolau cyhoeddus neu faterion troseddol, a gall ein gwiriadau hunaniaeth gymharu llun ohonoch chi â’ch dogfen adnabod (gwiriad biometrig).
Dim ond lle mae Deddf Diogelu Data 2018 yn caniatáu hynny y byddwn ni’n prosesu’r math hwn o wybodaeth, yn bennaf er mwyn atal gwyngalchu arian, twyll a gweithredoedd anghyfreithlon eraill, a gyda mesurau diogelu ychwanegol ar waith.
6. O ble rydyn ni’n cael eich data
- chi’n uniongyrchol, gan gynnwys drwy ffurflenni’r wefan hon
- eich cynrychiolwyr, fel cyflogeion neu gynghorwyr
- CThEF, Tŷ’r Cwmnïau, banciau a’r darparwyr meddalwedd rydyn ni’n eu defnyddio ar gyfer eich gwaith
- darparwyr dilysu hunaniaeth ac asiantaethau gwirio credyd, fel rhan o wiriadau hunaniaeth electronig
- ffynonellau sydd ar gael yn gyhoeddus lle bo’n berthnasol
7. Pam rydyn ni’n ei ddefnyddio, a’n sail gyfreithiol
- Er mwyn ateb eich ymholiad a threfnu ymgynghoriad pan fyddwch chi’n cysylltu â ni drwy’r wefan: er mwyn cymryd camau ar eich cais cyn llunio contract, neu er ein buddiannau dilys.
- Er mwyn darparu ein gwasanaethau o dan ein contract â chi.
- Er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol, gan gynnwys gwiriadau gwrth-wyngalchu arian, cadw cofnodion ac adrodd i awdurdodau lle bo angen.
- Er ein buddiannau dilys wrth reoli ein perthynas â chi, cadw ein cofnodion a’n systemau’n ddiogel, gwella ein gwasanaethau a sefydlu neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol. Dim ond lle nad yw’n drech na’ch buddiannau a’ch hawliau chi y byddwn ni’n dibynnu ar hyn.
- Gyda’ch caniatâd lle bo angen, fel ar gyfer e-byst marchnata. Gallwch chi dynnu caniatâd yn ôl unrhyw bryd.
8. Os nad ydych chi’n ei ddarparu
Mae rhywfaint o wybodaeth yn ofyniad cyfreithiol, fel y wybodaeth hunaniaeth sydd ei hangen arnom cyn y gallwn ni weithredu ar eich rhan, ac mae angen rhywfaint i wneud y gwaith. Os na chaiff ei darparu, efallai na fyddwn ni’n gallu eich derbyn fel cleient na chwblhau’r gwaith.
9. Penderfyniadau awtomataidd
Dydyn ni ddim yn gwneud penderfyniadau amdanoch chi ar sail prosesu awtomataidd yn unig. Mae gwiriadau hunaniaeth electronig yn rhoi canlyniad, ond mae aelod o’n tîm yn adolygu unrhyw ganlyniad sydd angen hynny cyn gwneud penderfyniad.
10. Gyda phwy rydyn ni’n ei rannu
- CThEF, Awdurdod Cyllid Cymru, Tŷ’r Cwmnïau a chyrff cyhoeddus eraill, fel mae eich gwaith yn gofyn
- ein corff proffesiynol a’n goruchwyliwr gwrth-wyngalchu arian
- ein cynghorwyr proffesiynol a’n hyswirwyr
- darparwyr gwasanaeth sy’n prosesu data ar ein rhan, gan gynnwys ein systemau cyfrifyddu cwmwl, rheoli practis, storio dogfennau a dilysu hunaniaeth
- Web3Forms, sy’n anfon y negeseuon a’r ceisiadau i drefnu rydych chi’n eu hanfon drwy ffurflenni ein gwefan atom ni drwy e-bost, ac yn cadw copi am gyfnod cyfyngedig cyn ei ddileu
- isgontractwyr neu arbenigwyr sy’n cael eu cyflogi i helpu i wneud eich gwaith
- gorfodi’r gyfraith neu awdurdodau rheoleiddio lle mae’r gyfraith yn gofyn hynny
Mae ein darparwyr gwasanaeth yn gweithredu ar ein cyfarwyddiadau o dan gytundebau ysgrifenedig, a rhaid iddyn nhw gadw eich data’n ddiogel.
11. Trosglwyddo y tu allan i’r DU
Gall rhai o’n darparwyr brosesu data y tu allan i’r DU. Pan fyddan nhw’n gwneud hynny, rydyn ni’n dibynnu ar reoliadau digonolrwydd y DU neu ar fesurau diogelu contractiol cymeradwy, fel y cytundeb trosglwyddo data rhyngwladol neu’r atodiad. Gallwch chi ofyn i ni am fanylion y mesurau diogelu sy’n berthnasol.
12. Sut rydyn ni’n ei gadw’n ddiogel
Rydyn ni’n defnyddio rheolaethau mynediad, amgryptio lle bo’n briodol, systemau cwmwl diogel, a hyfforddiant staff a rhwymedigaethau cyfrinachedd. Does dim system yn gwbl ddiogel, ond rydyn ni’n cymryd y camau y byddech chi’n eu disgwyl i ddiogelu eich data.
13. Am ba hyd rydyn ni’n ei gadw
- Cofnodion gwrth-wyngalchu arian, gan gynnwys dogfennau hunaniaeth: pum mlynedd ar ôl i’n perthynas ddod i ben, ac yna eu dileu, oni bai bod cyfraith arall yn gofyn i ni eu cadw, eu bod eu hangen ar gyfer achos cyfreithiol, neu eich bod yn cytuno i ni eu cadw.
- Cofnodion cleientiaid eraill: chwe blynedd ar ôl i’n perthynas ddod i ben fel arfer, ac yn hirach lle mae’r gyfraith neu fater sy’n parhau yn gofyn hynny.
- Ymholiadau drwy’r wefan nad ydyn nhw’n arwain at waith: wythnos, ac yna eu dileu.
- Dewisiadau marchnata: nes i chi ddweud wrthym am stopio.
14. Eich hawliau
Mae gennych chi’r hawl i:
- gael mynediad at eich data personol
- cael cywiro data anghywir
- cael dileu data, mewn rhai amgylchiadau
- cyfyngu ar brosesu neu wrthwynebu prosesu
- cael trosglwyddo data i chi neu i sefydliad arall
- tynnu caniatâd yn ôl lle rydyn ni’n dibynnu arno
- cwyno i ni, ac i’r ICO
Mae rhai hawliau’n gyfyngedig lle mae’n rhaid i ni gadw data am resymau cyfreithiol neu reoleiddiol, gan gynnwys cofnodion gwrth-wyngalchu arian. I ddefnyddio unrhyw un o’r hawliau hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion uchod.
15. Cwcis
Dydy’r wefan hon ddim yn defnyddio cwcis ar gyfer hysbysebu, olrhain na dadansoddeg, a dydy hi ddim yn llwytho ffrydiau cyfryngau cymdeithasol. Gall ein darparwr gwe-letya osod cwci hollol angenrheidiol i gadw’r wefan yn ddiogel; dydy hwnnw ddim yn eich adnabod chi. Os byddwn ni byth yn ychwanegu dadansoddeg, byddwn ni’n gofyn am eich caniatâd yn gyntaf ac yn diweddaru’r polisi hwn.
Rydyn ni’n defnyddio Cloudflare Web Analytics i gyfrif ymweliadau a gweld pa dudalennau sy’n cael eu darllen. Dydy e ddim yn defnyddio cwcis nac yn storio dim ar eich dyfais, a dydy e ddim yn eich adnabod chi.
Mae ein tudalen Dod o hyd i ni yn gofyn cyn dangos mapiau gan Google Maps. Os ydych chi’n cytuno, gall Google osod ei gwcis ei hun, o dan bolisi preifatrwydd Google. Mae eich dewis yn cael ei gadw yn eich porwr, a gallwch chi ei newid yma.
16. Dolenni i wefannau eraill
Mae ein gwefan yn cysylltu â gwefannau eraill, fel ein tudalennau cyfryngau cymdeithasol a’n hadolygiadau ar Google, ac â Cyfri Cyfyngedig ar gyfer cynllunio ariannol. Mae Cyfri Cyfyngedig yn gwmni ar wahân gyda’i hysbysiad preifatrwydd ei hun. Dydyn ni ddim yn gyfrifol am sut mae gwefannau eraill yn trin eich data, felly darllenwch eu hysbysiadau preifatrwydd nhw.
17. Cwynion
Os ydych chi’n anhapus â’r ffordd rydyn ni wedi trin eich data personol, dywedwch wrthym yn gyntaf drwy e-bostio post@pje.co.uk neu ysgrifennu at ein swyddfa yn Llanbedr Pont Steffan. Byddwn ni’n cydnabod eich cwyn o fewn 30 diwrnod, yn ymchwilio iddi ac yn rhoi gwybod i chi am y canlyniad.
Gallwch chi hefyd gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), rheoleiddiwr diogelu data’r DU, drwy ico.org.uk neu ar 0303 123 1113.
18. Newidiadau i’r polisi hwn
Byddwn ni’n diweddaru’r polisi hwn pan fydd ein harferion neu’r gyfraith yn newid, ac yn cyhoeddi’r fersiwn ddiweddaraf yma. Fersiwn: Hydref 2026.
Cwestiynau am y dudalen hon? E-bostiwch post@pje.co.uk neu ffoniwch 01570 422 451.